进度猫:同时管理多个项目?只需掌握这3点即可
最近又收到不少问题私信,大多数都是刚接触项目管理的新手小白,其中问的最多的问题就是:多个项目怎么管理?要注意些什么?有没有什么工具或者方式方法?
最近又收到不少问题私信,大多数都是刚接触项目管理的新手小白,其中问的最多的问题就是:多个项目怎么管理?要注意些什么?有没有什么工具或者方式方法?
多项目管理主要还是分两步走:一步应对多项目管理,一步把握进度管控。
这个和一个人同时需要处理/负责多个项目线程,道理上是通用的。
要做好多个项目的管理,第一步就是要理清每个项目的优先排序以及管理策略;其次才开始对项目的整体进度进行把控。
一、多项目管理
其实不单是项目经理,在我们的生活和工作中,也都要面对大大小小的任务、项目。
这意味着我们的大脑要同时开启多个任务进程,就好比计算机为了提高整体的处理性能,在同一时间进行“多线程”处理工作,到达一定的数量,系统就会开始发热卡顿了……
所以在进行多项目管理的第一步,是学会管理多个项目,避免在项目还没开始就宕机。
在进行多项目管理时,建议参考四象限法则,针对项目的轻重缓急先做一个优先级的划分,只不过这边对优先级划分的主要要素做了一些调整,会更加贴近实际项目落地。
但本质仍然是:
1、优先顺序=重要性*紧迫性,在进行项目管理安排时,应权衡各个事情的优先顺序。
2、对工作保持前瞻性,防范于未然。如果总在忙于救火,那多个项目进行就是一直救火,永远处于被动之中,被项目牵着走。
从实际的项目场景出发优先级划分的判断要素主要有3个:
(1)公司的战略优先级(战略项目优先)
(2)项目投资回报比(高投资回报比项目)
(3)客户的重要程度(KA项目优先)
二、进度管控
对于PM同胞们来说,更可怕的事情莫过于项目还在,时间没了。。
试问谁不想把项目和进度都牢牢握在手里,享受运筹帷幄的感觉,
但事实总是不尽如人意,即便听了很多建议看了很多方法论:
进度管理要把握细节、要看好进度表、要积极沟通、要做好多好多事……可是项目到手上,还是每天在救火……
01 掌控项目关键节点
其实人与人之间,优秀与平庸的差别,本质是认知的差别。
很多人忙于优化表格,忽视了管理思维的提高,只能一直都在原地踏步。
所以提供了一些思维方法,针对已有项目进行多项目合并管理需要注意的关键节点:
(1)将所有关联项目进行汇总,列出关键节点,分析评估, 识别收益, 确认多项目最终完成时间。
(2)对于已异步完成的关键节点,重新进行风险评估,要么补充评审,要么采取风险接受或减轻策略。
(3)对于后续未进展到的关键节点,若评估有项目风险,建议增加项目进度余量。
(4)明确多项目的路标规划,并加强监控,确保多项目所有路标的一致协调。
(5)子项目完成并阶段移交,关注每个阶段的多项目收益情况。
(6)开展多项目定期收益后评价,多项目要以完成组 织战略、给组织带来价值为成功的标志。
02 重实践,让数据说话
项目里最讲究的是:用数据说话,数据是一种最直观的沟通方式。
关于数据可视化,给大家推荐2个工具,不求全面,只求最有用:
(1) 燃尽图 (进度猫 https://www.jindumao.com)
任何事物都是相对变化的,相信项目经理们是最能感受到这一点的,在需要应对变化时,势必需要不断调整当初的“计划”。
在项目管理中的变化无非就是:人员变化、资源供需变化、企业战略发展、预估不够准确而带来的,还有就是今天重点要说的进度的变化。
总不能让我们的项目在手里失控吧,在我们前人的不断摸索和实践中,给我们留下了十分宝贵的进度控制方法——燃尽图。
用燃尽图看项目管理,你的项目哪里出错了?
什么是燃尽图?通俗来说就是:它所展现和表达的是剩余工作量与剩余时间的关系,主要用于提醒项目中的人员“项目进度”和“要完成任务”的情况。
三条直线,一条曲线,四条线就能一目了然。如果能用好它,可以及时发现问题,做出对策。
一条横轴,表示天数;
一条纵轴,表示剩余工作;
一条虚线,代表计划剩余工作直线;
最后一条根据实际工作的影响而上下浮动的曲线。
根据实际【曲线】与计划【直线】的对比偏差,可以直观的看出项目进展是提前?滞后?稳步推进?偏离方向?还是已经彻底来不及了……
(2)甘特图 (进度猫 https://www.jindumao.com)
甘特图,就算没用过你也一定听过。现代人对于一个东西火不火,判断依据就一个:有没有听说过。
在进入项目管理行业就听说过甘特图。
可以说是规划神器,只要你的工作涉及时间进展,那么你一定离不开它。
一个横轴表示时间、纵轴表示项目,就可以对整体的项目进展进行监控。
总结来说:数据的可视化可以让我们在项目进展过程中,不至于蒙着眼睛过河。
有了数据呈现,就应该有解决策略:项目进度出现了问题,我应该怎么及时的纠偏呢?
接下来介绍PDCA项目管理方法,谈谈如何改正。
03、 完善改进机制
善用PDCA循环实时监控并调整(这是作为项目经理最应该做的事情)
做任何事的前提就是,形成闭环,PDCA循环规则就是满足这个基本的条件。
P:Plan-制定目标与计划
D:Do-任务展开,组织实施
C:Check-对过程中的关键里程碑及结果进行检查
A:Action-纠正偏差、对成果进行标准化,制定新的目标,进入下一轮循环。
项目进度管理,就是在不断的检查、发现问题、解决问题、制定新目标,重复循环直至顺利完成项目为止。
在这样日积月累的渐进改善中,不断纠偏、不断完善、不断沉淀结果,才会形成质的飞跃。
对于一个或多个项目是如此,对于自己的人生更是如此,通过不断的修正,完善自己的人生。
三、总结
想要做好多项目管理,一定要2手抓,一手多项目管理,一手进度管控。
多项目管理中,最重要的是分清主次,做好多个项目的优先排序。
想要做好各个项目的整体把控。
就应该做好前期准备、过程监控、以及纠偏改正,在正向的反馈与循环中做好推进,这3个环节缺一不可。
前期准备时,做好项目计划及任务分配,并抓住每个项目目前阶段的要点以及最大风险,提前想好措施,防范于未然。
过程监控中,我们需要借助工具来进行动态的、可视化的展示与监控。
在完善改进阶段,都可以使用PDCA循环的原则,进行正向的反馈与循环……
最后还是那句,思维决定认知,认知决定水平。
提升不止工作,还有人生。
进度猫项目进度管理软件介绍:
进度猫( www.jindumao.com )是一款以甘特图为向导的轻量级可视化在线项目管理工具,基于任务清单todolist,支持多用户协作。甘特图显示项目的进度和具体任务清单。对未完成任务、已完成任务进行分类管理,对项目整体进度随时把控。图形化操作,专业化管理。 基于云端,团队协作,任务清单,进度管理!
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#进度猫 发布于 2022年07月12日 阅读 2783